S pojmem apostila se lze setkat v souvislosti s prokazováním pravosti úředních dokumentů za účelem jejich použití v cizích zemích. Jedná se o doložku, jež se připojuje za oficiální listiny a dokumenty, u nichž se předpokládá, že budou využity v zahraničí a u nichž nestačí obyčejný soudní překlad, která slouží k ověření pravosti podpisu a razítka nacházejícího se na dané úřední listině. Jde tedy o vyšší stupeň ověření takovéto listiny.

Na základě Úmluvy o apostile je pak garantováno, že takováto apostilní doložkou opatřená veřejná listina bude uznávána na území všech států, které tuto dohodu podepsaly. Seznam těchto států je k nalezení zde.

Zavedení a rozšíření apostily je úzce spjato s Úmluvou o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin, vydanou roku 1961, v níž bylo stanoveno, že u mnoha listin již nebude potřeba byrokraticky náročnější superlegalizace, což je proces, při němž musí být ověření provedeno i zastupitelským úřadem ČR v zahraničí (v případě apostily stačí jen ověření u apostilního orgánu v ČR), ale pouze právě apostilace.

Apostilními orgány v České republice jsou konzulární odbor Ministerstva zahraničních věcí ČR a mezinárodní odbor Ministerstva spravedlnosti ČR, u nějž si lze nechat ověřit listiny vydané justičními orgány (exekutory, soudy, notáři atd.).

Jaké dokumenty lze nechat ověřit apostilou?

Mezi nejčastěji apostilou opatřované úřední dokumenty se řadí rodné listy, výpisy z rejstříku trestů či oddací listy.

Dalšími dokumenty, jež je nezbytné nechat opatřit apostilou, jsou:

  • listiny vydané finančními orgány
  • obchodní listiny – např. faktury
  • zdravotní doklady
  • studijní doklady – např. doklad o dosaženém vzdělání (vysokoškolský diplom apod.)

Pro zjištění toho, zdali je pro váš konkrétní dokument nutná apostilní doložka nebo jestli je nevyhnutelné podstoupení celého martyria superlegalizace (to je nevyhnutelné u zemí, které nepodepsaly Úmluvu o apostile, ani Úmluvu o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin), či naopak zda nepostačuje pouhý soudní překlad, je doporučováno vznést telefonický dotaz na zastupitelský úřad ČR, kde by vám mělo být toto sděleno.

Jak si apostilní doložku opatřit?

V případě, že s jistotou víte, že budete pro ověření pravosti vašeho dokumentu potřebovat apostilu, tak můžete zahájit proces jejího zajištění.

Ten se skládá z následujících kroků:

  1. Na pobočce České pošty si opatřete kolkové známky v dostatečné hodnotě (100 Kč pro české a 600 Kč pro zahraniční úřední listiny).
  2. Zažádejte o apostilu u příslušného apostilního úřadu, a to buď poštou (nutno přiložit kolkové známky) či osobně.
  3. Nechte si dokument včetně apostilní doložky soudně přeložit.